พวกเราหลายคนทำงานชั่วโมงต่างจากเพื่อนร่วมงาน ทำให้การสื่อสารแบบเรียลไทม์ลดลง มันจะอยู่แบบนี้ไหม?
เพื่อนร่วมงานคนหนึ่งได้ย้ายจากลอนดอนไปดูไบ อีกคนเปลี่ยนเวลาทำงานเพื่อจัดการความรับผิดชอบในการดูแลเด็ก อย่าลืมคนที่ใช้เวลาตอนกลางคืนมากกว่าที่เธอเคยทำไว้สองชั่วโมง และคุณกำลังทำงานร่วมกันในโครงการเดียวกัน
นี่คือการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส: การแลกเปลี่ยนที่ไม่ได้เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์ แต่จะเกิดขึ้นตามเวลาของคุณเอง
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่ใช่เรื่องใหม่ และอาจเป็นไปได้ว่าส่วนหนึ่งของวันทำงานของคุณเป็นแบบอะซิงโครนัสอยู่แล้ว บางทีคุณอาจเคยติดต่อกับลูกค้าในต่างประเทศหรือเพื่อนร่วมงานในเขตเวลาที่แตกต่างกัน หรือบางทีคุณอาจมีนิสัยชอบล้างกล่องจดหมายก่อนนอนในขณะที่คนอื่นๆ ออฟไลน์อยู่
แต่หลังจากการระบาดใหญ่ได้บีบให้หลายคนต้องออกจากอาคารสำนักงานที่ใช้ร่วมกันและพื้นที่ส่วนตัว การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสได้กลายเป็นสิ่งที่ฝังแน่นในชีวิตประจำวันมากขึ้น และแม้ว่าการประชุม Zoom และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีจะเป็นแบบซิงโครนัส ซึ่งหมายความว่าจะเกิดขึ้นแบบเรียลไทม์และในทันที ตอนนี้พวกเราหลายคนทำงานตามกำหนดการของเราเองมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเราจัดการกับงานส่วนตัวอื่นๆ ทำให้การทำงานบนนาฬิกาเดียวกันกับคนอื่น ๆ เป็นไปไม่ได้
ประการหนึ่ง สิ่งนี้ทำให้คนงานมีอิสระมากขึ้นในการทำงานในลักษณะที่เหมาะสมกับชีวิตของเรา อย่างไรก็ตาม บางคนบอกว่าการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสนั้นช้ากว่าและมีการทำงานร่วมกันน้อยกว่า และอาจทำให้เรารู้สึกโดดเดี่ยว ดังนั้นเมื่อมีบริษัทจำนวนมากขึ้นที่ต้องเผชิญกับความยืดหยุ่นของคนงานในโลกหลังเกิดโรคระบาด เราทุกคนควรคาดหวังว่าจะดำเนินงานแบบอะซิงโครนัสในอนาคตหรือไม่ และสิ่งนี้จะเปลี่ยนวิธีการทำงานของเราอย่างไร?
ไม่เหมือนกับ ‘รีโมท’
แม้ว่างานทางไกลมักเกี่ยวข้องกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสจำนวนมาก แต่คำสองคำนี้แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง
Jen Rhymer นักวิจัยจากมหาวิทยาลัยสแตนฟอร์ดกล่าวว่า “ฉันคิดว่าสิ่งสำคัญที่ควรทราบคือการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบอะซิงโครนัสนั้นไม่เหมือนกัน บริษัทบางแห่งที่ห่างไกลออกไปยังคงคาดหวังว่าพนักงานจะอยู่ที่โต๊ะทำงานที่บ้านตั้งแต่เก้าโมงถึงห้าโมงเย็น เช่นเดียวกับที่สำนักงาน และเข้าร่วมในกิจกรรมแบบซิงโครนัส เช่น การเช็คอินของ Zoom
อย่างไรก็ตาม ในงานอะซิงโครนัส ผู้ปฏิบัติงานทำงานให้เสร็จตามตารางเวลาของตนเอง ซึ่งอาจแตกต่างอย่างมากกับงานของเพื่อนร่วมงาน ซึ่งหมายความว่าไม่คาดว่าจะมีการสื่อสารในทันที ผู้คนจะตอบกลับเมื่อสะดวกและภายในเวลาทำการของวันทำงาน ฮับออนไลน์ เช่น Google Docs หรือ Dropbox ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับวิธีการทำงานนี้ ผู้คนสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่ต้องการได้ด้วยตนเอง แล้วส่งงานที่เสร็จสมบูรณ์ไปยังเพื่อนร่วมงานคนอื่นๆ ซึ่งสามารถรับได้เมื่อเริ่มวันทำงาน
แน่นอนว่าทีมและองค์กรที่ทำงานในหลายประเทศคุ้นเคยกับการทำงานแบบอะซิงโครนัสมาก่อนตั้งแต่ก่อนเกิดโรคระบาด ตัวอย่างเช่น หากบริษัทมีพนักงานในโตเกียว ปารีส และลอสแองเจลิส เขตเวลาที่แตกต่างกันทำให้ไม่สามารถทำงานพร้อมกันได้ตลอดเวลา
สิ่งที่แตกต่างในตอนนี้คือวิธีที่การระบาดใหญ่ทำให้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเป็นเรื่องธรรมดามากขึ้น แม้กระทั่งบริษัทที่ไม่มีพนักงานต่างประเทศ ไม่มีใครอยู่ในพื้นที่เดียวกันในเวลาเดียวกัน และหลายคนจบลงด้วยการทำงานนอกเวลาในการดูแลเด็กและสมาชิกในครอบครัวเป็นต้น นั่นหมายความว่าพนักงานบางคนที่เคยชินกับการมีเพื่อนร่วมงานอยู่เคียงข้างตั้งแต่เก้าขวบถึงห้าขวบ ถูกบังคับให้เปลี่ยนไปทำงานแบบอะซิงโครนัส ซึ่งมาพร้อมกับทั้งผลประโยชน์และความท้าทาย
ข้อดี
“งานระยะไกลและโดยเฉพาะอย่างยิ่งไม่ตรงกันเป็นตัวเลือกที่สำคัญ แต่ไม่เหมาะกับทุกคน แต่เป็นโหมดของการทำงานที่มีการแลกเปลี่ยน” Rhymer กล่าว ข้อดีของการทำงานแบบอะซิงโครนัส ได้แก่ ความสามารถในการจัดสรรเวลาสำหรับการ คิด อย่างลึกซึ้ง “เมื่อขจัดความคาดหวังของการตอบสนองในทันทีออกไป ผู้คนสามารถมุ่งความสนใจไปที่งานของพวกเขาเป็นเวลานานในขณะที่จัดตารางเวลาในแต่ละวันเพื่อตอบกลับเพื่อนร่วมงาน” เธอกล่าว
Erica Brescia ซีโอโอของ GitHub บริษัทซอฟต์แวร์ที่ทำงานแบบอะซิงโครนัสยังช่วยให้รับพนักงานใหม่ได้ง่ายขึ้น ซึ่งเคยเป็นผู้สนับสนุนการทำงานแบบอะซิงโครนัสมาก่อน
“[พนักงานใหม่] สามารถเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับงานของพวกเขา และสามารถติดตามบริบทเกี่ยวกับการตัดสินใจที่เกิดขึ้นก่อนการเริ่มต้นของพวกเขาได้อย่างง่ายดาย” เบรสชากล่าว เนื่องจากการสื่อสารแบบอะซิงโครนัส สิ่งต่างๆ จะต้องเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรมากขึ้น เพื่อให้ผู้คนสามารถอ่านข้อมูลสำคัญ ๆ และด้วยเอกสารทุกอย่างที่บันทึกไว้แล้ว
การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสยังช่วยลดความเหนื่อยล้าในการประชุมได้อีกด้วย เธอเสริม: พนักงานอาวุโสสามารถบันทึกประกาศประจำสัปดาห์ที่ผู้คนสามารถดูเวลาของตนเองได้ เป็นต้น
การกำหนดตารางเวลาของคุณเองยังช่วยเพิ่มประโยชน์มากมายที่มีอยู่ของการทำงานทางไกล: ตำแหน่งไม่สำคัญ คุณสามารถทำงานตามเวลาหรือนอกเวลาทำการแบบเดิมๆ ได้ตามสะดวก วิธีนี้ทำให้การจัดการกับความรับผิดชอบที่บ้านและความสมดุลระหว่างชีวิตและงานทำที่บ้านง่ายขึ้น
ข้อเสีย
ข้อเสียประการหนึ่งที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงานแบบอะซิงโครนัสก็คือ วิธีนี้จะทำให้เส้นแบ่งระหว่างที่ทำงานและที่บ้านไม่ชัดเจน ซึ่งเป็นขอบเขตที่คลุมเครือมากขึ้นในช่วงการแพร่ระบาด การเช็คอีเมลก่อนนอนอาจเป็นเรื่องที่น่าดึงดูดใจมากกว่า เช่น เพื่อนร่วมทีมในภูมิภาคอื่นๆ เริ่มออนไลน์
การทำงานคนเดียวตามตารางเวลาอาจทำให้คุณรู้สึกขาดการติดต่อจากส่วนอื่นๆ ในองค์กร ซึ่งทำให้ความเหงาในยุคโควิด-19 เลวร้ายยิ่งขึ้น นอกจากนี้ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสกับเพื่อนร่วมงานไม่ได้ทำให้เกิดข้อเสนอแนะหรือสัญญาณภาพในทันทีที่การสื่อสารแบบตัวต่อตัวหรือแบบซิงโครนัสมีให้
นอกจากนี้ จำนวนภาระที่น่าประหลาดใจยังตกอยู่ที่คนงานในการติดตามข่าวสารและติดต่อกับองค์กรของพวกเขา การสื่อสารแบบอะซิงโครนัส “ช่วยให้ผู้คนมีอิสระในการทำงานมากขึ้น และด้วยความรับผิดชอบที่มากขึ้น” Kristen Shockley ผู้ช่วยศาสตราจารย์ด้านจิตวิทยาที่มหาวิทยาลัยจอร์เจีย ซึ่งเชี่ยวชาญด้านจิตวิทยาประยุกต์ในธุรกิจกล่าว ดังนั้น แม้ว่าบริษัทอาจอนุญาตให้พนักงานทำงานตามกำหนดเวลาของตนเองได้ แต่ผู้ปฏิบัติงานก็รับภาระความรับผิดชอบในการเข้าถึงทรัพยากรของทีมและจัดการงานของพวกเขาในแบบที่พวกเขาจะไม่ทำใน ‘เวลาทำงานปกติ’ ในสำนักงาน
ในที่สุด การจับมือกันน้อยลงหมายความว่าผู้ปฏิบัติงานต้องรับผิดชอบต่อประสิทธิภาพการทำงานของตนเอง แต่สิ่งนี้ต้องการความไว้วางใจจากนายจ้างจำนวนมาก ซึ่งอาจเปิดประเด็นเกี่ยวกับการจัดการระดับ จุลภาค Shockley วางตำแหน่งว่าการทำงานแบบอะซิงโครนัสอาจทำให้มีการตรวจสอบพนักงานเพิ่มขึ้น
ผู้เชี่ยวชาญยังกล่าวด้วยว่าการสนทนาในสังคมและไม่เป็นทางการต้องทนทุกข์ภายใต้รูปแบบการทำงานแบบอะซิงโครนัส เช่นเดียวกับการระดมความคิดและความคิดสร้างสรรค์ในการทำงานร่วมกัน เป็นเรื่องยากกว่ามากที่จะมีช่วงเวลา ‘เครื่องทำน้ำเย็น’ เหล่านั้น และการโต้ตอบที่เกิดขึ้นอาจทำให้เข้าใจผิดได้ง่ายขึ้น
“เมื่อมีคนส่งอีเมลหรือข้อความบน Slack เป็นการยากที่จะเข้าใจเจตนาของผู้ส่ง เพราะคุณไม่ได้ยินเสียงของพวกเขาหรือเห็นการแสดงออกทางสีหน้าและภาษากายของพวกเขา แม้แต่อิโมจิก็สามารถตีความผิดได้” ไมเคิล จอห์นสัน รองศาสตราจารย์ด้านการจัดการของมหาวิทยาลัยวอชิงตันกล่าว “ข้อเสียอีกอย่างคือการต้องใช้เวลามากในการตอบข้อความ หลายคนผิดหวังกับระยะเวลาที่ใช้ไปกับอีเมล”
พรุ่งนี้ไม่มีการเปลี่ยนแปลง
ที่สำคัญ การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสไม่ใช่สิ่งที่สามารถเปิดได้ เช่น สวิตช์
การเปลี่ยนไปสู่การทำงานประเภทนี้หมายถึงการเปลี่ยนแปลงหลักในบริษัทมากขึ้น โดยเปลี่ยน “วัฒนธรรมและบรรทัดฐาน” ของบริษัท Rhymer กล่าว เช่น การตัดสินใจให้พนักงานมีอิสระและความรับผิดชอบมากขึ้น คล้ายกับการให้พนักงานมีทางเลือกในการทำงานจากระยะไกลบริษัทจำเป็นต้องให้คำมั่นอย่างเต็มที่ในการทำให้การสื่อสารแบบ async เป็นส่วนหนึ่งของวัฒนธรรมของตน ไม่เช่นนั้นจะไม่มีกระบวนการและเครื่องมือที่จำเป็นในองค์กรที่ทำให้เป็นไปได้จริง
นอกจากนี้ เราอาจไม่ทราบจริง ๆ เกี่ยวกับการสื่อสารแบบอะซิงโครนัสที่จะเริ่มใช้งานทันที แล้วประกาศในอนาคต ในหลายๆ ด้าน ปีที่แล้วเป็นการทดลองครั้งใหญ่ทั้งในการทำงานระยะไกลและการทำงานแบบอะซิงโครนัส และยังมีอีกมากที่เราจำเป็นต้องเรียนรู้เพื่อที่จะได้รู้ว่าควรเก็บอะไรไว้และควรทิ้งอะไร Rhymer กล่าวว่าผลที่ตามมาคือ พนักงานและผู้จัดการกำลังครุ่นคิดถึงคำถามสำคัญข้อหนึ่ง: “สิ่งที่เราต้องทำพร้อมกันจริงๆ คืออะไร”
ที่ GitHub Brescia พบว่า: “ทีมยังคงต้องการการสื่อสารแบบเรียลไทม์ในการตัดสินใจ ระดมความคิดอย่างสร้างสรรค์ และสร้างความสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานและลูกค้า และพวกเขาจะใช้การสื่อสารแบบอะซิงโครนัสเพื่อบันทึกการตัดสินใจเหล่านั้น รวบรวมอินพุตและคำติชม ติดตามความคืบหน้าและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพกับสมาชิกในทีมข้ามเขตเวลา”
เช่นเดียวกับที่เรายังไม่ทราบแน่ชัดว่าเราจะทำงานในสำนักงานได้นานแค่ไหนเมื่อเทียบกับช่วงหลังการระบาดของโรคทางไกล ก็ยังยากที่จะระบุได้ว่าเราจะทำงานแบบอะซิงโครนัสมากน้อยเพียงใดเมื่อเทียบกับแบบเรียลไทม์ แต่ไม่เคยมีความเป็นไปได้มากขึ้นว่าวันทำงานของเราจะมีลักษณะอย่างไรในอนาคต – และวิธีที่หัวหน้าจะสื่อสารสิ่งที่พวกเขาตัดสินใจ
