เหตุผลที่นายจ้างชอบพอร์ทัลงานออนไลน์

การสมัครงานออนไลน์อาจใช้เวลาหลายชั่วโมงของผู้สมัคร เหตุใดนายจ้างจึงชอบกระบวนการประเภทนี้ และมีวิธีใดบ้างที่จะทำให้กระบวนการนี้ไม่น่าเบื่อ

Jennifer Buege สามารถสมัครงานเดี่ยวได้ถึงสองชั่วโมง บรรณาธิการวัย 48 ปีรายนี้ ซึ่งตั้งอยู่ในเมืองมินนิอาโปลิส ในสหรัฐอเมริกา ถูกปลดออกจากงานเมื่อเดือนมีนาคมที่นิตยสาร Delta Sky บนเครื่องบิน พร้อมด้วยเพื่อนร่วมงานของเธออีกกว่าสิบคน การระบาดใหญ่ของโควิด-19 ทำให้เกิดการสูญเสียงานทั่วโลก และเธอเป็นหนึ่งในคนงานหลายล้านคนที่กำลังมองหาบทบาทใหม่ในสหรัฐอเมริกา ซึ่งอัตราการว่างงานเพิ่มขึ้นจาก 3.5% ในเดือนกุมภาพันธ์เป็น 14.7% ในเดือนเมษายน

ผู้สมัครส่วนใหญ่ไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องหันไปใช้พอร์ทัลงานและระบบติดตามผู้สมัคร (ATS) ซึ่งเป็นแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ที่บริษัทและนายหน้าใช้ในการคัดเลือกผู้สมัครอย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับผู้สมัคร การกรอกใบสมัครออนไลน์เหล่านี้อาจเป็นกระบวนการที่ยาวนานและน่าเบื่อหน่าย Buege ต้องปรับแต่งประวัติย่อของเธอ (CV หรือประวัติย่อสำหรับผู้ที่อยู่ในสหรัฐอเมริกา) และจดหมายปะหน้าเพื่อเน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของเธอตลอดจนนำทางซอฟต์แวร์ของแต่ละบริษัท ในบางกรณี นั่นหมายถึงการพิมพ์ CV ของเธอใหม่ทั้งหมดเพื่อเติมข้อมูลในฟิลด์ที่จำเป็นของแอปพลิเคชัน

ในขณะที่บางบริษัทกำลังย้ายออกจากระบบออนไลน์ที่รกๆ เหล่านี้ ยังมีอีกหลายบริษัทที่ยึดติดกับระบบเหล่านี้

และในขณะที่บางบริษัทกำลังย้ายออกจากระบบออนไลน์ที่รกๆ เหล่านี้ ยังมีอีกหลายบริษัทที่ยึดติดกับระบบเหล่านี้ แล้วระบบเหล่านี้ที่บริษัทชอบคืออะไร และสำหรับผู้ที่ตกงานเนื่องจากการระบาดใหญ่ มีวิธีทำให้การใช้งานเจ็บปวดน้อยลงหรือไม่  

ปรับปรุงการกรองผู้สมัคร

การสำรวจเมื่อเร็วๆ นี้โดยบริษัทโซลูชั่นการจัดหางาน เยลโลพบว่าจากหน่วยงานที่จ้างงาน 200 แห่งในสหรัฐอเมริกาในธุรกิจทุกขนาด 73% ใช้ซอฟต์แวร์จัดหาผู้มีความสามารถเพื่อจัดหา ติดตาม วิเคราะห์ และรับสมัครพนักงานใหม่ เมื่อพูดถึงบริษัท US Fortune 500  99% ใช้ผู้ให้บริการ ATS ยอดนิยมเช่น Workday และ Taleo ระบบเหล่านี้ช่วยลดความยุ่งยากในกระบวนการจ้างงานสำหรับนายจ้าง ทำให้พวกเขาปรับแต่งคำถาม ตั้งค่าตัวกรองตามข้อกำหนดและข้อมูลรับรอง และทำให้แรงงานกรองจำนวนมากเป็นอัตโนมัติ เพื่อจำกัดกลุ่มผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดอย่างรวดเร็ว

Workday ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 2548 เป็นภาพสะท้อนของซอฟต์แวร์ HR แบบเก่า ผู้สมัครมักจะสร้างบัญชี ก่อนที่จะอัปโหลด CV ของตนไปยังระบบ ซึ่งจะแยกวิเคราะห์รายละเอียดของตนลงในแอปพลิเคชัน แต่บ่อยครั้งที่ต้องปรับแต่งหรือพิมพ์ข้อมูลเดิมซ้ำในบางกรณี แม้ว่า Workday จะได้รับการออกแบบมาเพื่อถ่ายโอนข้อมูลจากข้อมูลงานที่อัปโหลดไปยังฟิลด์ที่กำหนดของพอร์ทัล ความถูกต้องของการถ่ายโอนจะแตกต่างกันไปอย่างมาก เนื่องจากโครงร่างประวัติย่อบางรูปแบบเป็นมิตรกับ ATS มากกว่ารูปแบบอื่นๆ

Workday เช่นเดียวกับแพลตฟอร์มที่ใหม่กว่า เช่น จากการสรรหาบริษัทซอฟต์แวร์ Greenhouse หรือ Lever เสนอทางเลือกให้กับผู้สมัครในการใช้โปรไฟล์ LinkedIn แทน CV และกระบวนการของการพิมพ์ซ้ำได้ถูกยกเลิก อย่างไรก็ตาม ในแอปพลิเคชันเบื้องต้นเดียวกันนั้น พวกเขาอาจพบคำถามที่กำหนดเอง แอปพลิเคชันล่าสุดสำหรับบทบาทวิศวกรรมที่บริษัทซอฟต์แวร์ขอให้ผู้สมัครอธิบายว่าทำไมพวกเขาต้องการทำงานที่นั่น อธิบายสิ่งที่พวกเขา “อยากรู้อยากเห็นหรือหลงใหลในสติปัญญา” และอธิบายคุกกี้ของเว็บให้กับผู้ที่ไม่ใช่ด้านเทคนิค ตำแหน่ง ที่คล้ายกันที่บริษัทอื่นขอให้ผู้สมัครอธิบายว่าทำไมพวกเขาจึงเหมาะสมกับตำแหน่งนี้และอธิบายความสำเร็จทางอาชีพที่ภาคภูมิใจที่สุดของพวกเขา แม้ว่าการสมัครงานอาจมีความทับซ้อนกันอยู่บ้าง และผู้สมัครสามารถปรับคำตอบให้เหมาะสมกับความต้องการเฉพาะของแต่ละบริษัทได้ การกรอกใบสมัครเหล่านี้ยังคงเป็นการลงทุนที่สำคัญของเวลา

แม้ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างเห็นได้ชัดในวิธีการสมัครที่เป็นมิตรต่อผู้สมัครมากขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา แต่ก็ยังไม่ใช่รูปแบบที่โดดเด่น ปุ่มสมัครอย่างง่ายของ LinkedIn ในรายการงานช่วยให้ผู้สมัครส่งโปรไฟล์ LinkedIn ได้โดยไม่ต้องมีเอกสารเพิ่มเติมด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว แต่จากตำแหน่งในนิวยอร์ก 104,600 ตำแหน่งที่แสดงรายการบน Linkedin ภายในเดือนที่ผ่านมา มีเพียง 11,926 เท่านั้นที่อนุญาตให้สมัครอย่างง่ายด้วย พักผ่อนโดยใช้ ATS ภายนอกเพื่อจัดการแอปพลิเคชัน

ตามที่ Jeff Jewett ผู้ก่อตั้ง LayOffers ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการจ้างงานในแคลิฟอร์เนียที่ออกแบบมาเพื่อติดตามและต่อสู้กับการสูญเสียงานจาก Covid-19 บริษัทต่างๆ มีเหตุผลที่ดีที่จะหลีกเลี่ยงวิธีการสมัครง่าย ๆ “ปัญหาที่ใหญ่ที่สุดที่คุณมีในการทำให้ผู้สมัครสมัครได้ง่ายขึ้นคือในฐานะผู้จัดการการจ้างงาน คุณต้องกลั่นกรองผู้สมัครที่ไม่มีคุณสมบัติมากขึ้นเรื่อยๆ” เขากล่าว ผู้สมัครมักจะสมัครงานที่ “เข้าถึง” หรือ “ความทะเยอทะยาน” ดังนั้นผู้จัดการการจ้างงานจึงถูกทิ้งระเบิดด้วยคนที่ไม่เคยตัด “มูลค่าที่แท้จริงของระบบ ATS คือการใช้ประโยชน์จากปัญญาประดิษฐ์และการเรียนรู้ของเครื่องเพื่อเริ่มจับคู่ ให้คะแนน และจัดลำดับความสำคัญโดยอัตโนมัติ”

ไม่มี ‘มนุษย์’ ใน HR

ทว่าสิ่งที่ให้บริการแก่นายจ้างได้ดีอาจไม่สามารถให้บริการที่คาดหวังได้ จากการสำรวจของ CareerBuilder พบว่า60% ของผู้สมัครอาจเลิกสมัครกลางคัน หากใบสมัครยาวเกินไปหรือซับซ้อนเกินไป สำหรับ Buege ขั้นตอนการสมัครที่ยุ่งยากอาจเป็นเครื่องบ่งชี้ทัศนคติของบริษัทที่มีต่อพนักงานหรือวัฒนธรรมโดยรวม นอกจากนี้ยังเป็นกระบวนการที่ทำให้ท้อแท้ แม้ว่านักวางกลยุทธ์ด้านเนื้อหาและผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารที่มากประสบการณ์จะสมัครงานที่อยู่ในมือของเธอเท่านั้น แต่เธอก็ได้รับคำตอบที่เป็นส่วนตัวเพียง 5% ของเวลาทั้งหมด “การดูผ่านช่องทางเหล่านี้ทั้งหมดและดูว่าผู้คนจ้างอย่างไรทำให้ฉันรู้สึกถึงบริษัทต่างๆ และฉันต้องบอกว่ามีเพียงไม่กี่คนที่ดูดีเท่านั้น” เธอกล่าว “ฉันสงสัยจริงๆ ว่ามนุษย์ในทรัพยากรมนุษย์หายไปไหน”

จากการสำรวจของ CareerBuilder พบว่า 60% ของผู้สมัครอาจเลิกสมัครกลางคันหากใบสมัครยาวหรือซับซ้อนเกินไป

เมื่อถูกถามว่าทำไม ATS ถึงไม่เป็นมิตรกับผู้สมัครมากกว่า Jared Lucas หัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทซอฟต์แวร์ MobileIron และอดีตผู้อำนวยการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ LinkedIn ตั้งข้อสังเกตว่า มันขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของบริษัทซอฟต์แวร์ – เพื่อประโยชน์สูงสุดของพวกเขาในการเอาใจ คนที่ซื้อผลิตภัณฑ์ของตนก่อน ลูคัสซึ่งมีภูมิหลังรวมถึงสองปีในฐานะผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ HP ยักษ์ใหญ่ด้านเทคโนโลยีในช่วงเวลาที่พวกเขาโพสต์ตำแหน่งงาน 19,000 ตำแหน่งในเวลาใดก็ตามประมาณการว่าเขาจ้างคนมากกว่า 900 คนภายในหกปีที่ MobileIron แม้ว่าจะใช้เวลากว่าทศวรรษในการทำงานด้านทรัพยากรบุคคล แต่เขาก็ยังไม่เห็น ATS ที่ถูกใจทั้งนายจ้างและผู้สมัคร อย่างดีที่สุด ATS อาจส่งอีเมลอัตโนมัติไปยังผู้สมัครหากพวกเขาถูกปฏิเสธ แต่ถึงแม้ระดับความสุภาพเล็กน้อยนั้นหายากและไม่เป็นประโยชน์โดยสิ้นเชิง “โอเค ฉันถูกปฏิเสธ ลูคัสกล่าว “แต่ทำไม”

แต่จากมุมมองของผู้จัดการการจ้างงาน ระบบติดตามผู้สมัครถือเป็นของขวัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งตอนนี้เมื่อทีมจัดหางานเองก็ถูกยืดเยื้อและต้องเผชิญกับผู้สมัครจำนวนมากขึ้นในทุกตำแหน่งที่เปิดอยู่ โดยพื้นฐานที่สุด พวกเขาสามารถเปรียบเทียบข้อมูลจากประวัติย่อของผู้สมัครทุกคนและแสดงในสเปรดชีตที่ค้นหาได้ ทำให้ผู้จัดการการจ้างงานสามารถกรองผู้สมัครตามคุณสมบัติหรือคำหลักได้ ด้วยซอฟต์แวร์ที่ล้ำหน้ากว่า อัลกอริธึมสามารถแบ่งชั้นผู้สมัครได้โดยไม่ต้องมีมนุษย์คอยดูแล นำเสนอผู้จัดการการจ้างงานด้วยกลุ่มผู้สมัครที่มีลำดับความสำคัญที่กรองแล้ว ซึ่งประวัติย่อและการตอบสนองใกล้เคียงกับชุดคัดเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

สิ่งนี้ไม่เพียงแต่กำจัดงานสำหรับนายหน้าเท่านั้น แต่จากคำกล่าวของ Sarah Hooker ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ที่ Greenhouse ผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ ยังแสดงให้เห็นถึงองค์ประกอบสำคัญของระบบภายในของบริษัทที่ว่าจ้างให้กับผู้สมัคร ทำให้พวกเขามีโอกาสเพิ่มเติมในการแสวงหาและสร้างความประทับใจ รับสมัครด้วยการแอบดูรูปแบบการจัดการและทรัพยากรของพวกเขา

ปรับแต่ง ปรับแต่ง

ในขณะที่เทคโนโลยีจะพัฒนาต่อไปในลักษณะที่เป็นประโยชน์ต่อทั้งสองฝ่าย — Jewett ชี้ให้เห็นถึงความก้าวหน้าในการเรียนรู้ของเครื่อง ซึ่งจะทำให้ระบบสามารถจดจำและแท็กกลับมาทำงานต่อด้วยคำที่มีความหมายเหมือนกันหรือรูปแบบการใช้ถ้อยคำ แทนที่จะปล่อยให้หลุดจากช่องโหว่ — จะไม่มีวันทำอย่างนั้น เป็นระบบแอพพลิเคชั่นที่ทำให้การสมัครเป็นเรื่องสนุกสำหรับทุกคน

อย่างไรก็ตาม มีบางขั้นตอนที่ผู้สมัครสามารถทำได้เพื่อหลีกเลี่ยงตำแหน่งถาวรภายในหลุมดำพอร์ทัลอาชีพ “เมื่อพวกเขาใช้เวลาในการปรับแต่งเรซูเม่ของพวกเขาให้เข้ากับงาน ฉันคิดว่านั่นเป็นเวลาที่ดีเสมอ” ลูคัสกล่าวเสริมว่าแทนที่จะสมัครงาน 100 งานด้วยเรซูเม่ ผู้สมัครควรเลือกสิ่งที่ดีที่สุด การโพสต์ 20 อันดับแรกของพวกเขา จากนั้นจึงเขียนจดหมายแนะนำตัวที่อบอุ่นและเป็นส่วนตัว

สำหรับตอนนี้ Buege จะทำอย่างนั้น “มันเป็นบรรยากาศที่ยากลำบากจริงๆ ในตอนนี้ และฉันจะพยายามใช้พอร์ทัลเหล่านี้ต่อไป แต่น่าเสียดาย ฉันหวังว่าจะมีใครสักคนมาสร้างพอร์ทัลที่ดีกว่านี้ซึ่งเป็นมิตรกับผู้สมัครอย่างมาก” เธอกล่าว

หน้าแรก